De (arbeids)productiviteit verhogen hoeft helemaal niet lastig te zijn. Vaak is het zo dat men wel het idee heeft dat de productiviteit verhoogd kan worden, maar dat er werkelijk geen idee bestaat over de manier waarop. Echter, in de meeste gevallen kan de (arbeids)productiviteit al verhoogd worden door enkele kleine aanpassingen door te voeren. Onderstaande tips helpen om de productiviteit te verhogen en het proces te verbeteren.
Inhoudsopgave
Plan alle taken in
Mensen zijn heel erg goed in uitstellen. Echter, uitstellen van werkzaamheden zorgt voor veel stress. Probeer niet meer uit te stellen. Maak voor iedere taak een plek vrij in de agenda. Door dit te doen blijft u niet steeds denken aan wat u allemaal nog moet doen, want alles staat netjes ingepland, en de agenda zegt u wat u moet doen op welk moment. Zo krijgt u veel meer gedaan in een dag.
U kunt met behulp van een app werkuren bijhouden. Een papieren urenregistratie voeren of een digitale uitvoering in eigen beheer of standaard software kost aanzienlijk meer tijd dan wanneer u besluit met een app werkuren bij te houden. Doordat dit minder tijd kost blijft er meer tijd over voor de andere zaken.
Om de productiviteit te verhogen en het proces te verbeteren is het belangrijk om prioriteiten te stellen. Stel aan het begin van de dag een lijst op met de belangrijkste taken van de dag en plaats de minder belangrijke taken steeds verder naar onderen op de lijst. Zo weet u zeker dat de belangrijkste taken zijn gedaan. Blijven er aan het einde van de dag taken over, dan moet er worden bekeken of hier taken tussen staan die eventueel uitbesteed kunnen worden aan een interne of externe partij.
De vijf minuten taken
Vreemd genoeg zien we het meest op tegen de taken die slechts enkele minuten kosten. Daardoor zetten we deze taken onderaan de prioriteitenlijst, met het idee dat hier aan het einde van de dag vast nog wel ruimte voor is. Dit betekent dat u begint met taken die misschien wel uren kosten. Dit vreet letterlijk energie, omdat u steeds tegen die lange takenlijst aan blijft kijken. Als u juist de vijf minuten taken bovenaan zet, dan kunt u binnen een half uur al zes taken van de lijst schrappen en wordt de lijst visueel korter. Dit geeft een energieboost, omdat u direct het idee heeft dat u lekker bezig bent en goed opschiet. De energiestoot zorgt er weer voor dat de langere taken ook sneller uitgevoerd worden, omdat u in die zogenaamde flow zit.
Het klinkt misschien vreemd, maar een glas water bij de hand kan de productiviteit verhogen. Wanneer u niet voldoende drinkt, dan vloeit er veel energie weg. Hierdoor gaat u langzamer en minder gefocust werken. Dit betekent dat de productiviteit omlaag gaat en u wilt het tegenovergestelde bereiken. Als u merkt dat u wat concentratie verliest, neem dan direct een paar slokken water en ga weer verder. U zult zien dat de productiviteit aanzienlijk verbeterd wordt.
Tot slot
Iedereen heeft piek- en daalmomenten in de dag. Echter, deze momenten verschillen wel per persoon. Zo zit de ene persoon in een piekmoment na het ontbijt, terwijl de ander pas na de lunch in een piekmoment zit en daarvoor enkel een daalmoment ervaart. Probeer te ontdekken wanneer u in uw piekmoment en in uw daalmoment zit en probeer de dagelijkse planning hierop aan te passen. Plan de minder energie rovende taken in de daalmomenten en de energievretende taken in de piekmomenten.
